Betriebskosten-Benchmarking

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Immer mehr Haushalte stöhnen unter der Last ihrer Wohnkosten. Diese haben sich insbesondere in den letzten Jahren vor allem durch den überproportionalen Anstieg der wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten - den sogenannten "Nebenkosten" - erhöht. Diese Kosten werden zwischenzeitlich zu Recht als "Zweite Miete" bezeichnet. Im Durchschnitt muss ein Haushalt für eine 70 Quadratmeter große Wohnung monatlich zwischen 280 und 350 Mark für diesen Bereich aufwenden - unter wirtschaftlichen Aspekten ist die Bezeichnung "Nebenkosten" deshalb völlig irreführend.

Wohnungswirtschaftliche Betriebskosten gesetzgeberisch stark reglementiert
Aber nicht nur für Mieter- und Eigentümerhaushalte stellen die wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten ein Problem dar. Auch auf Vermieterseite wird die problematische Entwicklung der Betriebskosten zur "Zweiten Miete" zunehmend mit Sorge betrachtet. Das Denken von den Betriebskosen als "Durchlaufende Posten" ist bei den meisten längst passé. Schließlich hängt der Vermietungserfolg auf enger werdenden Märkten nicht zuletzt auch von der Höhe der neben der (Grund-)Miete zu zahlenden Betriebskosten ab. Wer es schafft, Anfall und Höhe der Betriebskosten im Sinne von Kostenminimierung zu optimieren, sichert sich Wettbewerbsvorteile und kann die Ertragskraft seiner Objekte steigern.
Das ist jedoch nicht ganz einfach, schließlich sind die Fragen des Ansatzes und der Abrechnung wohnungswirtschaftlicher Betriebskosten durch den Gesetzgeber stark reglementiert. In einem 17 Positionen umfassenden Katalog hat er von den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks bis zu den sonstigen Betriebskosten abschließend und verbindlich festgelegt, welche Kostenarten als Betriebskosten abgerechnet werden dürfen.
Bei differenzierter Betrachtung dieser 17 Betriebskostenarten fallen vier Positionen besonders ins Auge: Grundsteuern, Wasser- und Abwasserkosten sowie Müllgebühren. Diese öffentlich-rechtlichen bzw. kommunalen Gebühren und Abgaben haben nicht nur einen Anteil von in der Regel über 70 Prozent der gesamten Betriebskosten, sondern sind in der Vergangenheit exorbitant gestiegen. Kritik hieran, insbesondere an der mangelnden Transparenz und Vergleichbarkeit der kommunalen Gebühren und Abgaben, wurde von Vermieter- und Mieterverbänden häufig genug geübt - bisher jedoch ohne durchschlagenden Erfolg.

Instrumentarium für mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten entwickeln
Aber auch die anderen 13 Betriebskostenarten gehören auf den Prüfstand. Eine Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern des BBU-Verband Berlin-Brandenburgischer Wohnungsunternehmen, des VNW-Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen und einzelner Wohnungsunternehmen hat sich deshalb unter Federführung von Prof. Dr. Hansjörg Bach, Fachhochschule Nürtingen/Studiengang Immobilienwirtschaft, zum Ziel gesetzt, ein Instrumentarium für mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten der wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten zu entwickeln.
Prof. Dr. Hansjörg Bach: "Die Wohnungsunternehmen üben bei den wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten eine Treuhänderfunktion für ihre Mieter mit besonderer Verantwortung aus. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, brauchen sie weniger Reglementierungen und mehr Spielräume für betriebswirtschaftliche Lösungen."
Eine der betriebswirtschaftlichen Lösungen stellt das Betriebskosten-Management dar. Betriebskosten-Management hat die Aufgabe, Anfall und Höhe der Betriebskosten mit betriebswirtschaftlichen Lösungen zu steuern und sie so zu optimieren. Wichtigstes Hilfsmittel des Betriebskosten-Managements ist das Betriebskosten-Benchmarking. Mit Betriebskosten-Benchmarking können die Transparenz der Betriebskosten erhöht, Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt und bessere Lösungen auch außerhalb des eigenen Unternehmens gesucht werden.
Dipl.-Ing. Siegfried Rehberg (BBU): "Betriebskosten-Benchmarking ermöglicht die Bildung von Kennwerten als Grundlage für Steuerungsentscheidungen. Unser Ziel ist es, das Benchmarking nicht nur als internes Instrument im Wohnungsunternehmen zu implementieren, sondern es vor allem als Basis für unternehmensübergreifende Vergleiche zu entwickeln."

Betriebskosten-Benchmarking liefert aussagefähige Vergleichswerte
Vor allem hierin liegt der neue Ansatz der Arbeitsgruppe. Wurden Betriebskostenwerte bisher objektweise in der eigenen Welt des einzelnen Unternehmens untersucht oder auf Grundlage von in diesem Punkt wenig aussagefähigen zwischenbetrieblichen Vergleichen analysiert, soll Betriebskosten-Benchmarking künftig die Grundlagen für unternehmensbezogene, lokale, regionale oder auch überregionale Vergleichswerte sowohl für die einzelnen Betriebskosten-Positionen als auch für den jeweiligen (typisierten) Wohnungsbestand liefern.
Wesentliche Voraussetzung für effizientes Betriebskosten-Benchmarking ist, dass die verglichenen Betriebskostenpositionen bzw. die Kosten verursachenden Leistungen auch miteinander vergleichbar sind. Vorrangige Aufgabe der Arbeitsgruppe war es deshalb, zunächst eine Konvention für die Gestaltung der Datenstruktur, deren Auswertung und Interpretation zu entwickeln. Dabei ging es im wesentlichen um die Festlegung einzelner Bebauungstypen bzw. -klassen, die Darstellung und Gliederung der Betriebskosten auf Grundlage eines Kontenplans sowie die Definition von Strukturdaten und Bezugsgrößen, die für die Bewertung von Bedeutung sind.

-ENTWURF-

Betriebskosten-Benchmarking:
Betriebswirtschaftliche Lösung anstelle von Reglementierung

Immer mehr Haushalte stöhnen unter der Last ihrer Wohnkosten. Diese haben sich insbesondere in den letzten Jahren vor allem durch den überproportionalen Anstieg der wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten - den sogenannten "Nebenkosten" - erhöht. Diese Kosten werden zwischenzeitlich zu Recht als "Zweite Miete" bezeichnet. Im Durchschnitt muss ein Haushalt für eine 70 Quadratmeter große Wohnung monatlich zwischen 280 und 350 Mark für diesen Bereich aufwenden - unter wirtschaftlichen Aspekten ist die Bezeichnung "Nebenkosten" deshalb völlig irreführend.

Wohnungswirtschaftliche Betriebskosten gesetzgeberisch stark reglementiert
Aber nicht nur für Mieter- und Eigentümerhaushalte stellen die wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten ein Problem dar. Auch auf Vermieterseite wird die problematische Entwicklung der Betriebskosten zur "Zweiten Miete" zunehmend mit Sorge betrachtet. Das Denken von den Betriebskosen als "Durchlaufende Posten" ist bei den meisten längst passé. Schließlich hängt der Vermietungserfolg auf enger werdenden Märkten nicht zuletzt auch von der Höhe der neben der (Grund-)Miete zu zahlenden Betriebskosten ab. Wer es schafft, Anfall und Höhe der Betriebskosten im Sinne von Kostenminimierung zu optimieren, sichert sich Wettbewerbsvorteile und kann die Ertragskraft seiner Objekte steigern.
Das ist jedoch nicht ganz einfach, schließlich sind die Fragen des Ansatzes und der Abrechnung wohnungswirtschaftlicher Betriebskosten durch den Gesetzgeber stark reglementiert. In einem 17 Positionen umfassenden Katalog hat er von den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks bis zu den sonstigen Betriebskosten abschließend und verbindlich festgelegt, welche Kostenarten als Betriebskosten abgerechnet werden dürfen.
Bei differenzierter Betrachtung dieser 17 Betriebskostenarten fallen vier Positionen besonders ins Auge: Grundsteuern, Wasser- und Abwasserkosten sowie Müllgebühren. Diese öffentlich-rechtlichen bzw. kommunalen Gebühren und Abgaben haben nicht nur einen Anteil von in der Regel über 70 Prozent der gesamten Betriebskosten, sondern sind in der Vergangenheit exorbitant gestiegen. Kritik hieran, insbesondere an der mangelnden Transparenz und Vergleichbarkeit der kommunalen Gebühren und Abgaben, wurde von Vermieter- und Mieterverbänden häufig genug geübt - bisher jedoch ohne durchschlagenden Erfolg.

Instrumentarium für mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten entwickeln
Aber auch die anderen 13 Betriebskostenarten gehören auf den Prüfstand. Eine Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern des BBU-Verband Berlin-Brandenburgischer Wohnungsunternehmen, des VNW-Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen und einzelner Wohnungsunternehmen hat sich deshalb unter Federführung von Prof. Dr. Hansjörg Bach, Fachhochschule Nürtingen/Studiengang Immobilienwirtschaft, zum Ziel gesetzt, ein Instrumentarium für mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten der wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten zu entwickeln.
Prof. Dr. Hansjörg Bach: "Die Wohnungsunternehmen üben bei den wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten eine Treuhänderfunktion für ihre Mieter mit besonderer Verantwortung aus. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, brauchen sie weniger Reglementierungen und mehr Spielräume für betriebswirtschaftliche Lösungen."
Eine der betriebswirtschaftlichen Lösungen stellt das Betriebskosten-Management dar. Betriebskosten-Management hat die Aufgabe, Anfall und Höhe der Betriebskosten mit betriebswirtschaftlichen Lösungen zu steuern und sie so zu optimieren. Wichtigstes Hilfsmittel des Betriebskosten-Managements ist das Betriebskosten-Benchmarking. Mit Betriebskosten-Benchmarking können die Transparenz der Betriebskosten erhöht, Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt und bessere Lösungen auch außerhalb des eigenen Unternehmens gesucht werden.
Dipl.-Ing. Siegfried Rehberg (BBU): "Betriebskosten-Benchmarking ermöglicht die Bildung von Kennwerten als Grundlage für Steuerungsentscheidungen. Unser Ziel ist es, das Benchmarking nicht nur als internes Instrument im Wohnungsunternehmen zu implementieren, sondern es vor allem als Basis für unternehmensübergreifende Vergleiche zu entwickeln."

Betriebskosten-Benchmarking liefert aussagefähige Vergleichswerte
Vor allem hierin liegt der neue Ansatz der Arbeitsgruppe. Wurden Betriebskostenwerte bisher objektweise in der eigenen Welt des einzelnen Unternehmens untersucht oder auf Grundlage von in diesem Punkt wenig aussagefähigen zwischenbetrieblichen Vergleichen analysiert,

soll Betriebskosten-Benchmarking künftig die Grundlagen für unternehmensbezogene, lokale, regionale oder auch überregionale Vergleichswerte sowohl für die einzelnen Betriebskosten-Positionen als auch für den jeweiligen (typisierten) Wohnungsbestand liefern.
Wesentliche Voraussetzung für effizientes Betriebskosten-Benchmarking ist, dass die verglichenen Betriebskostenpositionen bzw. die Kosten verursachenden Leistungen auch miteinander vergleichbar sind. Vorrangige Aufgabe der Arbeitsgruppe war es deshalb, zunächst eine Konvention für die Gestaltung der Datenstruktur, deren Auswertung und Interpretation zu entwickeln. Dabei ging es im wesentlichen um die Festlegung einzelner Bebauungstypen bzw. -klassen, die Darstellung und Gliederung der Betriebskosten auf Grundlage eines Kontenplans sowie die Definition von Strukturdaten und Bezugsgrößen, die für die Bewertung von Bedeutung sind.

Betriebskosten-Benchmarking nur mit EDV-Unterstützung
Klar ist, dass die kontinuierliche und systematische Anwendung des Betriebskosten-Benchmarking nur mit Hilfe der EDV-Unterstützung leistbar ist. Die Arbeitsgruppe hat deshalb mit mehreren bundesweit für die Wohnungswirtschaft tätigen DV-Systemhäusern entsprechende Gespräche geführt.
Michael Pistorius (VNW): "Die in den Wohnungsunternehmen vorhandenen Daten müssen erschlossen und so aufbereitet werden, dass sie für den Einsatz als Steuerungsgrundlage geeignet sind. Betriebskosten-Benchmarking muss deshalb Bestandteil der wohnungswirtschaftlichen Software werden."
Zufrieden zeigte sich die Arbeitsgruppe darüber, dass alle DV-Systemhäuser weitgehend problemlose Realisierungsmöglichkeiten sahen und sich an der Umsetzung des Projektes sehr interessiert zeigten. Ihrer Zielsetzung, aus den so gewonnenen Daten auf örtlicher, regionaler und bundesweiter Ebene entsprechende Datenbanken aufzubauen, steht damit aus EDV-Sicht nichts im Wege. Die Arbeitsgruppe wird Anfang 2001 ihre Arbeit wieder aufnehmen und mit Hochdruck an der endgültigen Festlegung der geplanten Benchmark-Strukturen arbeiten. Parallel dazu wird sie operative Instrumente entwickeln, mit denen auf über Betriebskosten-Benchmarking identifizierte Schwachstellen gezielt reagiert werden kann.

Erkenntnisse für Mieter und Vermieter von hohem Wert
Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse werden für Mieter und Vermieter von hohem Wert sein. Neben der Tatsache, dass optimierte und damit im Regelfall niedrigere Betriebskosten für alle Haushalte eine spürbare Entlastung ihres Wohnkostenbudgets bedeuten, lassen sich so gewonnene Erkenntnisse auch in den Gesprächen mit den kommunalen und privaten Versorgungs- und Serviceunternehmen einsetzen; jene Unternehmen, die letztlich die Höhe der wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten unmittelbar steuern.
Prof. Dr. Hansjörg Bach: "Mit dem von uns entwickelten Konzept eines Betriebskosten-Benchmarkings wollen wir keine neuen Daten-Friedhöfe produzieren, sondern das Betriebskosten-Management bei den Wohnungsunternehmen noch effektiver gestalten. Klasse fände ich, wenn sich ganz viele Unternehmen hieran beteiligten und so gegenseitig von dem Blick über den eigenen Tellerrand profitierten. Die Zusammenarbeit in der Arbeitsgruppe und erste positive Reaktionen von Unternehmen und Verbänden stimmen mich ganz optimistisch".
Klar ist, dass die kontinuierliche und systematische Anwendung des Betriebskosten-Benchmarking nur mit Hilfe der EDV-Unterstützung leistbar ist. Die Arbeitsgruppe hat deshalb mit mehreren bundesweit für die Wohnungswirtschaft tätigen DV-Systemhäusern entsprechende Gespräche geführt.
Michael Pistorius (VNW): "Die in den Wohnungsunternehmen vorhandenen Daten müssen erschlossen und so aufbereitet werden, dass sie für den Einsatz als Steuerungsgrundlage geeignet sind. Betriebskosten-Benchmarking muss deshalb Bestandteil der wohnungswirtschaftlichen Software werden."
Zufrieden zeigte sich die Arbeitsgruppe darüber, dass alle DV-Systemhäuser weitgehend problemlose Realisierungsmöglichkeiten sahen und sich an der Umsetzung des Projektes sehr interessiert zeigten. Ihrer Zielsetzung, aus den so gewonnenen Daten auf örtlicher, regionaler und bundesweiter Ebene entsprechende Datenbanken aufzubauen, steht damit aus EDV-Sicht nichts im Wege. Die Arbeitsgruppe wird Anfang 2001 ihre Arbeit wieder aufnehmen und mit Hochdruck an der endgültigen Festlegung der geplanten Benchmark-Strukturen arbeiten. Parallel dazu wird sie operative Instrumente entwickeln, mit denen auf über Betriebskosten-Benchmarking identifizierte Schwachstellen gezielt reagiert werden kann.

Erkenntnisse für Mieter und Vermieter von hohem Wert
Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse werden für Mieter und Vermieter von hohem Wert sein. Neben der Tatsache, dass optimierte und damit im Regelfall niedrigere Betriebskosten für alle Haushalte eine spürbare Entlastung ihres Wohnkostenbudgets bedeuten, lassen sich so gewonnene Erkenntnisse auch in den Gesprächen mit den kommunalen und privaten Versorgungs- und Serviceunternehmen einsetzen; jene Unternehmen, die letztlich die Höhe der wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten unmittelbar steuern.
Prof. Dr. Hansjörg Bach: "Mit dem von uns entwickelten Konzept eines Betriebskosten-Benchmarkings wollen wir keine neuen Daten-Friedhöfe produzieren, sondern das Betriebskosten-Management bei den Wohnungsunternehmen noch effektiver gestalten. Klasse fände ich, wenn sich ganz viele Unternehmen hieran beteiligten und so gegenseitig von dem Blick über den eigenen Tellerrand profitierten. Die Zusammenarbeit in der Arbeitsgruppe und erste positive Reaktionen von Unternehmen und Verbänden stimmen mich ganz optimistisch".